Codice etico

Assist DigitalS.p.A.

Indice generale

1 Premessa

2 Destinatari del Codice Etico dell’azienda

3 Principi a cui si ispira Assist Digital S.p.A.

4 Integrità di comportamento e rispetto di Leggi e Regolamenti

5 Ripudio di ogni discriminazione

6 Centralità, sviluppo e valorizzazione delle risorse umane ed equità dell’autorità

7 Radicamento territoriale

8 Trasparenze ed etica degli affari

9 Qualità

10 Diversità

11 Legalità e contrasto del terrorismo e della criminalità

12 Clienti

13 Istituti finanziari

14 Fornitori

15 Pubblica amministrazione

16 Autorità pubbliche di vigilanza

17 Forze politiche, associazioni ed istituzioni portatrici di interessi

18 Obblighi specifici dei dipendenti

19 Regole di Condotta

20 Relazioni con il personale

21 Sicurezza e salute

22 Tutela della privacy

23 Tutela dell’ambiente

24 Doveri del personale

25 Deleghe e responsabilità

26 Obblighi per i responsabili di funzione verso il Codice Etico

27 Obblighi per tutti i dipendenti verso il Codice Etico e le documentazioni prodotte dall’azienda

28 Tutela del patrimonio aziendale

29 Informazioni riservate su terzi soggetti

30 Utilizzo dei beni aziendali

31 Relazioni con i clienti

32 Rapporti con i fornitori

33 Rapporti con le Pubbliche Amministrazioni

34 Relazioni ed efficacia esterna del Codice Etico

35 Conflitto di interessi

36 Pratiche concorrenziali

37 Meccanismi applicativi e principi organizzativi del Codice Etico

38 Trasparenza della contabilità

39 Controlli e verifiche

40 Vigilanza in materia di attuazione del Codice Etico

41 Provvedimenti disciplinari conseguenti alle violazioni

42 Incarico da pubblico servizio

43 Riservatezza

44 Diffusione, comunicazione e formazione

45 Sistema delle deleghe

1 Premessa

Il presente documento, denominato Codice Etico, regola il complesso di diritti e responsabilità che la Assist Digital assume espressamente nei confronti di coloro con i quali interagisce nello svolgimento della propria attività

L’azienda crede nel valore del lavoro e considera la legalità, la correttezza e la trasparenza dell’agire presupposti imprescindibili per il raggiungimento dei propri obiettivi economici, produttivi e sociali

La Assist Digital afferma la congruità del proprio Codice Etico nel perseguimento della propria mission sociale

Il Codice Etico ha, inoltre, lo scopo di introdurre e rendere vincolanti per l’azienda i principi e le regole di condotta rilevanti ai fini della ragionevole prevenzione dei reati indicati nel D.Lgs.n.231/2001

II Codice Etico, considerato nel suo complesso e unitamente a tutte le specifiche procedure attuative approvate dall’azienda, si considera parte integrante dei contratti di lavoro subordinato in essere e da stipulare, ai sensi dell'art. 2104 c.c. (Diligenza del prestatore di lavoro)

La violazione delle sue disposizioni configurerà, quindi, un illecito di natura disciplinare e, come tale, sarà perseguito e sanzionato dall’azienda ai sensi e per gli effetti di cui all'Art. 7 (Sanzioni disciplinari)della L. n. 300/1970 (Statuto dei Lavoratori - Norme sulla tutela della libertà e dignità dei lavoratori, della libertà sindacale e dell'attività sindacale nei luoghi di lavoro e norme sui collocamento) e potrà comportare il risarcimento dei danni procurati all’organizzazione

Quanto ai collaboratori, ai consulenti e ai lavoratori autonomi (più sotto specificati tra i destinatari) che prestano la propria attività in favore dell’azienda e agli altri soggetti terzi, la sottoscrizione del presenteCodice Etico ovvero di un estratto di esso o, comunque, l'adesione alle disposizioni e ai principi in esso previsti rappresentano una conditio sine qua non della stipulazione di contratti di qualsiasi natura fra l’azienda e tali soggetti. Le disposizioni così sottoscritte o, in ogni caso, approvate, anche per fatti concludenti, costituiscono

parte integrante dei contratti stessi

In ragione di quanto fin qui descritto, eventuali violazioni da parte dei suddetti soggetti di specifiche disposizioni del Codice Etico, in base alla loro gravità, possono legittimare il recesso da parte dell’azienda dei rapporti contrattuali in essere con detti soggetti e possono altresì essere individuate ex ante come cause di risoluzione automatica del contratto ai sensi dell'Art. 1456 c.c. (clausola risolutiva espressa)

2 Destinatari del Codice Etico dell’azienda

Tramite l’adozione del Codice Etico, l’azienda ha inteso definire valori morali, regole chiare eprocedure cui uniformarsi

Il Codice Etico è diretto a:

§ Membri componenti gli organi collegiali

§ Dipendenti (sia a tempo determinato che a tempo indeterminato)

§ Collaboratori

§ Consulenti esterni ed interni

§ Fornitori di beni e servizi

§ Qualsiasi altro soggetto che possa agire in nome e per conto dell’azienda sia direttamente che indirettamente, stabilmente o temporaneamente o coloro i quali instaurano rapporti o relazioni con l’azienda ed operano per perseguirne gli obiettivi

I destinatari del presente Codice Etico sono tenuti ad apprenderne i contenuti ed a rispettarne iprecetti Il Codice Etico sarà messo a loro disposizione, secondo quanto di seguito specificato

Assist Digital si fa carico dell’effettiva attuazione del Codice Etico e della diffusione dello stesso all’interno ed all’esterno dell’organizzazione

I dipendenti aziendali, oltre al rispetto di per sé dovuto alle normative vigenti ed alle disposizioni previste dalla contrattazione collettiva – ove applicabile -, si impegnano ad adeguare le modalità di prestazione dell’attività lavorativa alle finalità ed alle disposizioni previste dal presente Codice Etico

Questo tanto nei rapporti intra-aziendali quanto nei rapporti con soggetti esterni all’azienda e, in particolar modo, con le Pubbliche Amministrazioni e con le altre autorità pubbliche

Esigenza imprescindibile di ogni rapporto di proficua collaborazione con l’azienda è rappresentata dal rispetto, da parte degli altri destinatari, dei principi e delle disposizioni contenuti nel presente Codice Etico

In tal senso, al momento della stipula dei contratti o di accordi con gli altri destinatari, l’azienda dota i suoi interlocutori di una copia del presente documento

3 Principi a cui si ispira Assist Digital S.p.A.

I principi di seguito elencati sono ritenuti fondamentali, per cui l’intera organizzazione di AssistDigital si impegna a rispettarli nei confronti di chiunque

È peraltro indispensabile che tali valori non rimangano meri enunciati ma vengano tradotti incondotte e comportamenti immanenti all’azienda

Come organizzazione e come individui, tutti i destinatari, nell’ambiente di lavoro, sono tenuti adapplicarli in modo corretto nelle operazioni e nei rapporti sia interni che esterni

I valori fondamentali su cui si basa l’attività dell’azienda sono

Integrità nel rispetto di Leggi e Regolamenti Ripudio di ogni discriminazione

Centralità, sviluppo e valorizzazione delle risorse umane ed equità dell’autorità Radicamento territoriale

Trasparenza ed etica degli affari Qualità

Diversità

Legalità e contrasto del terrorismo e della criminalità

L’azienda si aspetta che tali valori ne definiscano l’identità, uniscano dipendenti e collaboratori all’organizzazione globale.

4 Integrità di comportamento e rispetto di Leggi e Regolamenti

L’azienda si impegna a realizzare e fornire servizi di qualità ed a competere sul mercato secondoprincipi di equa e libera concorrenza e trasparenza, mantenendo rapporti corretti con tutte le istituzioni pubbliche, governative ed amministrative, con la cittadinanza e con le imprese terze

Ciascuno è tenuto ad operare, in qualsiasi situazione, con integrità, trasparenza, coerenza ed equità, conducendo con onestà ogni rapporto di affari

Assist Digital opera nel rigoroso rispetto della Legge e si adopera affinché tutto il personale agisca in tale senso: le persone devono tenere un comportamento conforme alla Legge, quali che siano il contesto e le attività svolte ed i luoghi in cui esse operano

Tale impegno deve valere anche per i consulenti, fornitori, clienti e per chiunque abbia rapporti con la nostra organizzazione

L’azienda non inizierà né proseguirà alcun rapporto con chi non intende allinearsi a questo principio.

5 Ripudio di ogni discriminazione

Nelle decisioni che influiscono sulle relazioni con le parti interessate (gestione del personale ed organizzazione del lavoro, selezione e gestione dei fornitori, rapporto con la comunità circostante e con le istituzioni che la rappresentano), Assist Digital evita ogni discriminazione in base all’età, sesso, sessualità, stato di salute, razza, nazionalità, opinioni politiche e credenze religiose dei suoi interlocutori
6 Centralità, sviluppo e valorizzazione delle risorse umane ed equità dell’autorità

L’azienda riconosce la centralità delle risorse umane e ritiene che un fattore essenziale di successo e di sviluppo sia costituito dal contributo professionale delle persone che vi operano

Assist Digital pone da sempre al centro del proprio operato la professionalità ed il contributo individuale delle persone, dando continuità ad uno stile di relazione che punta a riconoscere il lavoro di ciascuno come elemento fondamentale dello sviluppo aziendale e personale

Contestualmente l’azienda pone al centro del proprio operato quotidiano il dialogo, lo scambio di informazioni – a qualunque livello -, la valorizzazione e l’aggiornamento professionale dei propri collaboratori e la costituzione di una identità aziendale ed il relativo senso di appartenenza

Tale valore si traduce:

§ Nella creazione di un ambiente di lavoro capace di valorizzare il contributo e le potenzialitàdel singolo mediante la graduale responsabilizzazione del personale

§ Nella realizzazione di un sistema di relazione che privilegi il lavoro di squadra rispetto alrapporto gerarchico

§ Nello sforzo quotidiano finalizzato alla condivisione di competenze e conoscenze ancheattraverso l’utilizzo di sistemi innovativi

Assist Digital attribuisce la massima importanza a quanti prestano la propria attività lavorativa all’interno della propria organizzazione, contribuendo allo sviluppo della stessa in quanto è proprio attraverso le risorse umane che l’azienda è in grado di fornire, sviluppare, migliorare e garantire un’ottimale gestione dei propri servizi

Ferme restando le previsioni di legge e contrattuali in materia di doveri dei lavoratori, ai dipendenti sono richiesti professionalità, dedizione al lavoro, lealtà, spirito di collaborazione, rispetto reciproco, senso di appartenenza e moralità

Nella gestione dei rapporti contrattuali che implicano l’instaurarsi di relazioni gerarchiche, Assist Digital si impegna a fare in modo che l’autorità sia esercitata con equità e correttezza e che sia evitata ogni forma di abuso: in particolare l’azienda garantisce che l’autorità non si trasformi in esercizio del potere lesivo della dignità ed autonomia della persona

Tali valori devono essere in ogni caso salvaguardati nell’effettuare scelte in merito all’organizzazione dellavoro.

7 Radicamento territoriale

L’azienda si pone la finalità di realizzare progetti tendenti ad un coinvolgimento diretto della cittadinanza, delle istituzioni pubbliche e private, dell’imprenditoria e delle associazioni su tutto ciò che concerne l’educazione alla salute, la prevenzione e la presa in carico del proprio benessere. L’azienda si attiva e continuerà ad attivarsi affinché le realtà con essa collaboranti si conformino alle medesime normative comportamentali ed orientino la propria attività ai medesimi principi e valori

Assist Digital, inoltre, promuove lo sviluppo locale attraverso una forte connessione con i diversi attori della comunità territoriale di riferimento. Agisce, dunque, nella comunità locale per lo sviluppo di una società ricca e generativa, capace di riconoscere e valorizzare le risorse che la compongono, le competenze e le potenzialità presenti, le differenze di genere, culturali ed etniche, promuovendobenessere, integrazione e sviluppo sociale e valorizzandone il riconoscimento delle stesse da parte dei fruitori e di chi materialmente offre il servizio.

8 Trasparenze ed etica degli affari

La storia, l’identità ed i valori dell’organizzazione si declinano in un’etica degli affari fondata su:

Affidabilità: intesa quale garanzia di assoluta serietà nei progetti varati, nelle transazioni e negli impegni assunta
Solidità: relativa ad un ente che poggia le basi patrimoniali definite
Trasparenza: conseguente alla concezione del ruolo sociale che impone non solo il rispetto di principi e di lavori etici ma anche la messa in atto di modalità che consentano alle comunità di riferimento ed agli attori sociali di poter disporre delle informazioni per poterne ricostruire l’operato
Correttezza in ambito contrattuale: evitando che, nei rapporti in essere, chiunque operi in nome e per conto dell’azienda cerchi di approfittare di lacune contrattuali o di eventi imprevisti al fine di rinegoziare il contratto al solo scopo di sfruttare la posizione di dipendenza o di debolezza nei quali l’interlocutore si sia venuto a trovare.
Tutela della concorrenza: astenendosi da comportamenti collusivi, predatori e di abuso di posizione

9 Qualità

La qualità è un elemento distintivo della Assist Digital. L’organizzazione si impegna ed èresponsabile nell’assicurare la qualità in ogni attività, in coerenza con la sua strategia a lungo termine

Le attività sono poste in essere dall’azienda mediante un insieme di processi gestiti attraverso unsistema di gestione per la qualità che offre all’esterno uniformità, trasparenza e miglioramento del servizio
10 Diversità

Assist Digital esige dai propri amministratori, dipendenti e collaboratori, comportamenti che garantiscano il più assoluto rispetto della dignità delle persone, pertanto l’organizzazione:

Garantisce la più scrupolosa osservanza delle norme a tutela del lavoro minorile e infantile, delle libertà e dei diritti dei lavoratori
Garantisce le condizioni di libera adesione ad organizzazioni sindacali
Non tollera violazioni dei diritti umani
Promuove, nel complesso tessuto sociale, l’integrazione quale forma di arricchimento collettivo

In particolare l’azienda condanna ogni qualsiasi forma di discriminazione sulla base dell’appartenenza digenere, etnica, politica e religiosa.

11 Legalità e contrasto del terrorismo e della criminalità

L’azienda crede profondamente nei valori democratici e condanna qualsiasi attività che possa avere finalità di terrorismo o di eversione dell’ordine democratico

L’organizzazione, inoltre, condanna qualsiasi attività che implichi

Falsificazione, contraffazione, alternazione e/o spendita di monete, carte di pubblico credito e valori dibollo
Accettazione e trattamento da introiti di attività criminali (riciclaggio)
Accessi abusivi a sistemi informatici esterni
Detenzione abusiva di codici di accesso
Danneggiamento di apparecchiature e di dati
Frode nella gestione della certificazione di firma elettronica
Intercettazioni, impedimenti ed interruzioni di comunicazioni informatiche
Diffusione di idee di tolleranza e di omertà relative a uso di sostanze stupefacenti o che creino qualunque dipendenza
Incitazione al compimento di atti illeciti od anche contrari al senso morale
Negligenza nel contrastare la violenza, il danneggiamento delle cose pubbliche ed il rispetto dei regolamenti interni

12 Clienti

Costituisce obiettivo primario dell’azienda la piena soddisfazione delle esigenze dei propri clienti

In questo quadro, l’organizzazione assicura al cliente la migliore esecuzione degli incarichi affidati ed è costantemente orientata a proporre soluzioni sempre più avanzate ed innovative in un’ottica di integrazione, efficacia, efficienza ed economicità

L’azienda fornisce informazioni accurate, complete e veritiere in modo da consentire al cliente una decisione razionale e consapevole. Essa tutela la privacy dei propri clienti secondo le norme vigenti in materia, impegnandosi a non comunicare né diffondere i relativi dati personali fatti salvi gli obblighi di legge

L’azienda inoltre adotta uno stile di comunicazione fondato su efficienza, collaborazione e cortesia.

13 Istituti finanziari

L’organizzazione intrattiene con gli istituti finanziari rapporti fondati su correttezza e trasparenza,nell’ottica della creazione di valore per l’azienda stessa

Per questo, gli istituti finanziari vengono scelti in relazione alla loro reputazione, anche per l’adesione a valori comparabili a quelli espressi nel presente Codice Etico.

14 Fornitori

Fornitori di beni e servizi

L’azienda definisce con i propri fornitori rapporti di collaborazione, nel rispetto delle normative vigenti e dei principi del presente Codice Etico, avendo attenzione ai migliori standard professionali, alle migliori pratiche in materia etica, di tutela della salute e della sicurezza e del rispetto dell’ambiente

Consulenti interni ed esterni

I consulenti vengono scelti in relazione alla professionalità ed alla reputazione oltre che all’affidabilità nonché all’adesione a valori comparabili a quelli espressi nel presente documento

I rapporti con i consulenti sono basati su accordi trasparenti e su un dialogo costruttivo finalizzato al raggiungimento degli obiettivi comuni, in coerenza con le normative ed i principi del presente Codice Etico.

15 Pubblica Amministrazione

Con il termine Pubblica Amministrazione si intende qualsiasi persona, soggetto, interlocutore qualificabile come Pubblico Ufficiale o Incaricato di Pubblico Servizio che operi per conto della Pubblica Amministrazione centrale o periferica, o di Autorità Pubbliche di Vigilanza, AutoritàIndipendenti, Istituzioni Comunitarie nonché di

partner privati concessionari di un Pubblico Servizio

L’azienda ispira ed adegua la propria condotta, nei rapporti con la Pubblica Amministrazione, ai principi di correttezza ed onestà. Su questa base, le persone incaricate dall’azienda di seguire una qualsiasi trattativa, richiesta o rapporto istituzionale con la Pubblica Amministrazione, italiana o straniera, non devono per nessuna ragione cercare di influenzarne impropriamente le decisioni né tenere comportamenti illeciti, quali l’offerta di denaro o di altra utilità, che possano alterare l’imparzialità di giudizio del rappresentante della Pubblica Amministrazione

Le persone incaricate dall’organizzazione aziendale alla gestione dei rapporti con qualsivoglia autorità della Pubblica Amministrazione devono verificare che le informazioni rese con qualunque modalità ed a qualunque titolo siano rispondenti al vero, accurate e corrette. Le persone cui è consentito avere contatti diretti con la Pubblica Amministrazione per conto dell’azienda sono le sole persone espressamenteindicate da Assist Digital a tal fine

Nessun altro collaboratore può intrattenere rapporti di alcun genere con la Pubblica Amministrazione perle attività inerenti l’oggetto sociale dell’azienda

Nelle effettuazioni di gare, i soggetti incaricati dall’azienda devono rispettare la legge e le relative norme

Rapporti di lavoro con ex dipendenti della Pubblica Amministrazione

L’assunzione di ex dipendenti della Pubblica Amministrazione che nell’esercizio delle proprie funzioni abbiano intrattenuto rapporti con l’azienda o di loro parenti e/o affini, avviene nel rigoroso rispetto delle procedure standard definite dall’organizzazione per la selezione del personale

Anche la definizione di altri rapporti di lavoro e/o consulenziali con ex dipendenti della Pubblica Amministrazione o con loro parenti e/o affini, avviene nel rigoroso rispetto delle procedure standard

Sovvenzioni e finanziamenti

Contributi, sovvenzioni o finanziamenti ottenuti dall’Unione Europea, dallo Stato o da altro Ente Pubblico,anche se di modico valore e/o importo, devono essere impiegati per le finalità per cui sono stati richiesti e concessi

L’azienda vieta ai destinatari del presente Codice Etico l’utilizzo dei fondi percepiti dalle Pubbliche Amministrazioni e/o dai fondi interprofessionali per scopi diversi da quelli per cui sono stati erogati

Analogamente, in caso di partecipazione a procedure di evidenza pubblica, i destinatari del presente Codice Etico sono tenuti ad operare nel rispetto della legge e della corretta pratica commerciale, evitando in particolare di indurre le Pubbliche Amministrazioni ad operare indebitamente in favore dell’azienda

L’organizzazione si impegna a prevenire atti che indicano i destinatari del presente Codice Etico a compiere azioni atte a procurarne illeciti vantaggi

Costituisce altresì comportamento illecito il ricorso a dichiarazioni o documenti alterati o falsificati o l’omissione di informazioni o, in generale, il compimento di artifici o raggiri, volti ad ottenere concessioni, autorizzazioni, finanziamenti, contributi da parte dell’Unione Europea, dello Stato o di altro Ente Pubblico.

16 Autorità pubbliche di vigilanza

Assist Digital si confronta in modo trasparente con tutte le forza politiche, le associazioni presenti sulterritorio e le istituzioni pubbliche (territoriali e nazionali) al fine di rappresentare debitamente le proprie posizioni su argomenti e temi di interesse.

17 Forze politiche, associazioni ed istituzioni portatrici di interessi

I destinatari del presente Codice Etico si impegnano:

§ Ad osservare scrupolosamente le disposizioni emanate dalle competenti istituzioni o Autorità Pubbliche di Vigilanza per il rispetto della normativa vigente nei settori connessi alle rispettive aree di attività

§ Non siano presentate, nell’ambito delle istruttorie incorrenti con Istituzioni e/o Autorità Pubbliche di Vigilanza, istanze o richieste contenenti dichiarazioni non veritiere al fine di conseguire erogazionipubbliche, contributi o finanziamenti agevolati ovvero di ottenere indebitamente concessioni,autorizzazioni, licenza o altri atti amministrativi

§ Ad ottemperare ad ogni richiesta proveniente dalle sopra citate istituzioni o Autorità nell’ambito delle rispettive funzioni di vigilanza, fornendo – ove richiesto – piena collaborazione ed evitando comportamenti di tipo ostruzionistico.

18 Obblighi specifici dei dipendenti

Ciascuna persona svolge la propria attività lavorativa e le proprie prestazioni con diligenza, efficienza e correttezza, utilizzando al meglio gli strumenti ed il tempo a propria disposizione ed assumendosi le responsabilità connesse agli adempimenti

Le persone sono tenute ad essere leali nei confronti dell’azienda

Nell’ambito della propria attività lavorativa, le persone dell’azienda sono tenute a conoscere e rispettare con diligenza il Modello 231 e le leggi vigenti. L’onestà rappresenta il principio fondamentale per tutte le attività dell’azienda, per le sue iniziative e costituisce valore essenziale della gestione organizzativa. I rapporti con i portatori di interesse, a tutti i livelli, devono essere improntati a criteri e comportamenti di correttezza, collaborazione, lealtà e rispetto reciproco. In nessun caso il perseguimento dell’interesse aziendale può giustificare una condotta non onesta

L’organizzazione si impegna a rispettare tutte le norme, le leggi, le direttive ed i regolamenti nazionali ed internazionali e tutte le prassi generalmente riconosciute. Inoltre, ispira le proprie decisioni ed i propri comportamenti alla cura dell’interesse pubblico affidatogli

Le persone non utilizzano a fini personali informazioni, beni ed attrezzature di cui dispongono nellosvolgimento della funzione o dell’incarico loro assegnati. Ciascuna persona non accetta né effettua per sé o per altri pressioni, raccomandazioni o segnalazioni che possano recare pregiudizio all’azienda o indebiti vantaggi per sé, per l’azienda o per terzi. Ciascuna persona respinge e non effettua promesse di indebite offerte di denaro o di altri benefici. L’azienda si impegna ad operare in modo chiaro e trasparente, senza favorire alcun gruppo di interesse o singolo individuo

Le persone assicurano la massima riservatezza relativamente a notizie ed informazioni costituenti il patrimonio aziendale o inerenti all’attività aziendale, nel rispetto delle disposizioni di legge, dei regolamenti vigenti e delle procedure internet. Inoltre, le persone dell’azienda sono tenute a non utilizzare le informazioni riservate per scopi non connessi con l’esercizio della propria attività

L’azienda, consapevole del proprio ruolo sociale sul territorio di riferimento, sullo sviluppo economico e sociale e sul benessere generale della collettività, intende operare nel rispetto delle comunità nazionali e locali, sostenendo iniziative di valore culturale e sociale al fine di ottenere un miglioramento della propria reputazione e legittimazione ad operare

Le persone perseguono, nello svolgimento delle attività lavorativa, gli obiettivi e gli interessi generali dell’azienda. Esse informano senza ritardo i propri superiori o referenti delle situazioni o delle attivitànelle quali vi potrebbe essere un interesse in conflitto con quello dell’azienda, da parte delle persone stesse o di loro prossimi congiunti ed in ogni altro caso in cui ricorrano rilevanti ragioni di convenienza. Le persone rispettano le decisioni che in proposito sono state assunte dall’azienda

Le persone perseguono, nello svolgimento delle attività lavorativa, tutto ciò che non ostacoli o pregiudichi in alcun modo il crearsi di un senso di appartenenza delle persone alla propria organizzazione, gruppo di lavoro o verso soggetti terzi

Le persone impegnate a qualsiasi titolo nella collaborazione con l’azienda esigono e manifestano attivamente il rispetto per le mansioni, competenze, modalità di svolgimento delle mansioni anche attraverso l’omissione di proprie considerazioni personali a terzi

19 Regole di condotta

Le regole di seguito riportate hanno lo scopo di indicare ai destinatari del presente Codice Etico gliatteggiamenti ed i comportamenti da osservare durante lo svolgimento delle varie attività aziendali in conformità ad i valori a cui si ispira il presente documento

Tutti i destinatari del presente Codice Etico devono osservare una condotta corretta e trasparente nello svolgimento della propria funzione, contribuendo così all’efficacia del sistema di controllo interno a tutela del valore aziendale

Nel rispetto delle norme di legge, tutti i destinatari devono mantenere un atteggiamento improntato sulla disponibilità degli organi sociali e delle autorità di vigilanza.

20 Relazioni con il personale

Selezione del personale

La valutazione del personale da assumere, o in collaborazione, è effettuata in base alla corrispondenza dei profili dei canditati, rispetto a quelli attesi ed alle esigenze interne, nel rispetto delle pari opportunità per tutti i soggetti interessati. Le informazioni richieste sono strettamente collegate alla verifica degli aspetti previsti dal profilo professionale e psico-attitudinale, nel rispetto della sfera privata e delle opinioni del candidato. La Direzione Generale adotta, nell’attività di selezione, opportune misure al fine di evitare favoritismi ed agevolazioni di ogni sorta ed effettua un’attenta selezione basata, oltre che sugli aspetti cogenti, anche su aspetti preferenziali deliberati dal CdA

Costituzione del rapporto di lavoro

Il personale è assunto con regolare contratto di lavoro, di prestazione professionale o di stage: non è tollerata alcuna forma di lavoro irregolare

Integrità e tutela della persona

Nell’ambito dei processi di gestione e di sviluppo del personale, così come in fase di selezione, le decisioni prese sono basate sulla corrispondenza tra profili attesi e profili posseduti dalle persone e/o su considerazioni di merito. L’accesso a ruoli ed incarichi avviene sulla base delle competenze e delle capacità. Inoltre, compatibilmente con l’efficienza generale del lavoro, sono favorite forme di flessibilità nell’organizzazione del lavoro che agevolino le persone in stato di maternità nonché coloro che devono prendersi cura dei figli

Valorizzazione e formazione delle risorse

Assist Digital mette a disposizione delle persone strumenti informativi e formativi con l’obiettivo di valorizzare le specifiche competenze e conservare il valore professionale del personale. È prevista una formazione istituzionale, erogata in determinati momenti della vita professionale, interna alla persona (esempio: per i neo assunti è prevista una introduzione all’attività) ed una formazione ricorrente rivolta al personale operativo (esempio: formazione in materia di sicurezza negli ambienti di lavoro, in materia di gestione 231 e codice etico).

21 Sicurezza e salute

Assist Digital si impegna ad offrire un ambiente di lavoro in grado di proteggere la salute e lasicurezza del

proprio personale, diffondendo e consolidando una cultura della sicurezza, sviluppando la consapevolezza dei rischi e promuovendo comportamenti responsabili da parte di tutto il personale

L’azienda opera inoltre al fine di preservare, soprattutto con azioni preventive, la salute e la sicurezzadei lavoratori

Tra i principali obiettivi vi è quello di proteggere le risorse umane cercando costantemente le sinergienecessarie non solo al proprio interno ma anche con i fornitori, i consulenti esterni ed i clienti coinvolti nelle attività aziendali stesse

A tutti i dipendenti è imposto di rispettare le norme e le procedure interne in materia di prevenzione deirischi e di tutela della salute e della sicurezza e di segnalare tempestivamente le eventuali carenze oppure il mancato rispetto delle norme applicabili

L’azienda adotta le misure generali di tutela della salute e della sicurezza sul lavoro prescritte dalla normativa con particolare riferimento a quanto dispone il D.Lgs.n.81/08 e s.m.i. L’organizzazione si impegna al più scrupoloso rispetto di tutte le normative riguardanti la salute e la sicurezza sul lavoro per i dipendenti, i collaboratori e gli utenti. In particolare:

Definisce le procedure operative da seguire e coordina le attività in materia di salute e sicurezza sullavoro
Assicura l’applicazione delle normative vigenti anche attraverso la realizzazione dei documenti di valutazione dei rischi e la definizione di procedure di lavorazione in linea con gli standard di sicurezza vigenti
Monitora costantemente le innovazioni legislative e si adopera per la loro implementazione

L’azienda inoltre si impegna a garantire:

La valutazione di tutti i rischi per la salute e la sicurezza
La programmazione della prevenzione, mirata ad un complesso che integri in modo coerente nella prevenzione le condizioni operative, nonché l’influenza dei fattori dell’ambiente e dell’organizzazione del lavoro
L’eliminazione dei rischi e, ove ciò non sia possibile, la loro riduzione al minimo in relazione alle conoscenze acquisite in base al progresso tecnico
Il rispetto dei principi ergonomici dell’organizzazione del lavoro, nella concezione dei posti dilavoro, nella scelta delle attrezzature e nella definizione dei metodi di lavoro e di erogazione del servizio, in particolare al fine di ridurre gli effetti sulla salute del lavoro monotono e di quello ripetitivo
La riduzione dei rischi alla fonte
La sostituzione di ciò che è pericoloso con ciò che non lo è oppure è meno pericoloso
La limitazione al minimo del numero di lavoratori che sono o che possono essere esposti al rischio
L’utilizzo limitato di agenti chimici, fisici e biologici sui luoghi di lavoro
La priorità delle misure di protezione collettiva rispetto alle misure di protezione individuali
Il controllo sanitario dei lavoratori
L’allontanamento del lavoratore dall’esposizione al rischio per motivi sanitari inerenti la suapersona e spostamento ove possibile ad altra mansione
L’informazione e formazione adeguate per i lavoratori, per i dirigenti, i proposti, il RLS edi tutto il personale
Le istruzioni adeguate ai lavoratori
La partecipazione e la consultazione dei lavoratori e del RLS
La programmazione delle misure ritenute opportune al fine di garantire il miglioramento nel tempo dei livelli di sicurezza anche attraverso l’adozione di codici di condotta e di buone prassi
Le misure di emergenza da attuare in caso di primo soccorso, di lotta antincendio, dievacuazione dei lavoratori e di pericolo grave ed immediato
L’uso di segnali di avvertimento e di sicurezza
La regolare manutenzione di ambienti, attrezzature, impianti con particolare riguardo aglieventuali dispositivi di sicurezza in conformità all’indicazione dei rispettivi fabbricanti
Le adeguate istruzioni ai dipendenti, ai collaboratori ed agli utenti e formazione aglistessi secondo quanto previsto dalla legge e dal CCNL applicato al personale.

22 Tutela della privacy

Nel trattamento dei dati del proprio personale Assist Digital ha impostato la gestione dei processi aziendali secondo le prescrizioni contenute nel D.Lgs. 196/03 e del Regolamento europeo 679/2016

Assist Digital si impegna a garantire la piena tutela e la protezione delle informazioni e dei dati gestiti nell’ambito della propria attività secondo le normative sopra richiamate, indistintamente a tutti i livelli dell’azienda

Assist Digital ripone particolare cura e attenzione alla tutela dei dati personali da perdita, uso improprio e accesso non autorizzato, avvalendosi di specifiche tecnologie e procedure aziendali di protezione

L’attuazione della presente tutela è obbligatoria per tutto il personale e si applica con qualunque soggetto che, a qualsiasi titolo, possa essere coinvolto con il trattamento di informazioni che rientrino nel campo di applicazione del sistema di gestione della privacy adottato da Assist Digital

Alle persone viene consegnata una informativa sulla privacy che individua:

Finalità e modalità del trattamento
Eventuali soggetti ai quali i dati vengono comunicati
Informazioni necessarie all’esercizio del diritto di accesso di cui all’Art. 15 del GDPR

Nei casi in cui la normativa lo esiga, alle persone viene chiesto il consenso specifico al trattamento dei loro dati personali. È esclusa qualsiasi indagine sulle idee, le preferenze, i gusti personali ed in generale la vita privata dei dipendenti e dei collaboratori

La stessa procedura viene applicata anche per la gestione telematica delle informazioni e dei dati personali.

23 Tutela dell’ambiente

Assist Digital si impegna a perseguire la tutela dell’ambiente attraverso il rispetto della legislazionee della normativa nazionale e comunitaria

Si impegna a realizzare la prevenzione degli inquinamenti ed a diffondere la sensibilizzazione dei dipendenti e collaboratori alle tematiche ambientali.

24 Doveri del personale

Le persone devono agire lealmente al fine di rispettare gli obblighi sottoscritti nel contratto di lavoro e quanto previsto da Codice Etico assicurando le prestazioni richieste

Per eventuali approfondimenti si faccia riferimento anche alle procedure del sistema di gestione 231.

25 Deleghe e responsabilità

Vengono definite, attraverso specifiche deliberazioni e/o apposite procedure, le mansioni, le responsabilità ed i poteri degli amministratori, dei dipendenti e dei collaboratori

Tali mansioni, responsabilità e poteri devono essere conosciute, accettate e rispettate.

26 Obblighi per i responsabili di funzione verso il Codice Etico

Ogni responsabile di funzione, identificato come tale nell’organigramma, nel mansionario e/o nelsistema di deleghe, ha l’obbligo di:

§ Curare l’osservanza del Codice Etico da parte dei soggetti sottoposti direttamente o indirettamente alla sua responsabilità

§ Rappresentare con il proprio comportamento un esempio per i propri dipendenti / collaboratori

§ Adoperarsi affinché i dipendenti comprendano che le disposizioni contenute nel presenteCodice Etico costituiscano parte integrante della loro prestazione lavorativa

§ Riferire tempestivamente al soggetto preposto gerarchicamente o ad eventuale delegato ovvero all’OdV eventuali segnalazioni o esigenze particolari da parte dei propri sottoposti

L’inosservanza da parte dei responsabili di funzione degli obblighi di cui al presente capitolo potrà comportare l’applicazione di sanzioni disciplinari, come previsto dal sistema sanzionatorio.

27 Obblighi per tutti i dipendenti verso il Codice Etico e le documentazioni prodotte dall’azienda

Ad ogni dipendente è richiesta la conoscenza delle disposizioni contenute nel Codice Etico o dallo stesso richiamate nonché delle norme di legge di riferimento che regolano l’attività svolta nell’ambito della sua funzione che costituiscono parte integrante della prestazione lavorativa di ciascuno

Il dipendente che abbia notizia di presunte condotte illecite è tenuto a comunicare le notizie di cui è inpossesso in merito a tali condotte solo ai propri superiori ovvero all’OdV e/o con le modalità previste dal sistema interno

I dipendenti hanno inoltre l’obbligo di

§ Astenersi da comportamenti contrari a tali disposizioni e norme

§ Rivolgersi ai propri superiori ovvero all’OdV e/o delegato come responsabile per la gestione del modello di prevenzione per i necessari chiarimenti sulle modalità applicative del Codice Etico o delle normative di riferimento

§ Riferire tempestivamente ad almeno uno dei soggetti sopra indicati eventuali notizie in merito a possibili violazioni del Codice Etico

§ Collaborare con l’organizzazione in caso di eventuali indagini volte a verificare ed eventualmente sanzionare possibili violazioni

Tali requisiti di comportamento sono richiesti anche ai consulenti esterni ed ai collaboratori di ognigenere.

28 Tutela del patrimonio aziendale

Ciascun destinatario è tenuto ad operare con diligenza per tutelare i beni aziendali da utilizzi impropri o non corretti

Le persone devono conoscere ed attuare quanto previsto dalle politiche interne in tema di sicurezza delle informazioni al fine di garantire l’integrità, la riservatezza e la disponibilità

Informazioni e know-how devono essere tutelati con la massima riservatezza. I dati più significativi che Assist Digital acquisisce o crea nel corso della propria attività devono essere considerate informazioni riservate ed oggetto di adeguate attenzioni: ciò include anche informazioni acquisite da e riguardanti terze parti (clienti, contatti, partner, dipendenti, etc.,)

Le persone che nell’assolvimento dei propri doveri venissero in possesso di informazioni, materiali o documenti riservati dovranno informare i superiori

Sia durante che dopo lo scioglimento del rapporto di impiego con l’azienda, le persone potranno utilizzare i dati riservati esclusivamente nell’interesse aziendale e mai a beneficio proprio e/o di terzi.

29 Informazioni riservate su terzi soggetti

Il personale aziendale dovrà astenersi dall’impiego di mezzi illeciti al fine di acquisire informazioni riservate su altre organizzazioni ed enti terzi

Coloro che, nel quadro di un rapporto contrattuale, venissero a conoscenza di informazioni riservate su altri soggetti, saranno tenuti a farne esclusivamente l’uso previsto nel contratto in questione

Senza la debita autorizzazione, le persone non posso chiedere, ricevere od utilizzare informazioni riservate riguardanti terzi. Se si apprendessero informazioni riservate sul conto di un altro soggetto che non siano già assoggettate ad un accordo di non divulgazione od altra forma di tutela, sarà necessario rivolgersi al proprio responsabile per ricevere assistenza nel trattamento di tali informazioni.

30 Utilizzo dei beni aziendali

Ogni persona è tenuta ad operare con diligenza al fine di tutelare i beni aziendali attraverso comportamenti responsabili ed in linea con le procedure operative predisposte per regolamentarne l’utilizzo documentandone con precisione il loro impiego.

In particolare, ogni persona deve:

§ Utilizzare con scrupolo e parsimonia i beni che gli sono stati affidati

§ Evitare utilizzi impropri di beni aziendali che possano essere causa di danno o di riduzione di efficienza o siano comunque in contrasto con l’interesse aziendale

§ Custodire adeguatamente le risorse ad egli affidate ed informare tempestivamente le unitàpreposte di eventuali minacce o di eventi dannosi per l’azienda

Per quanto riguarda le applicazioni informatiche, ciascuno è invece tenuto espressamente a:

§ Adottare scrupolosamente quanto previsto dalle politiche di sicurezza aziendali al fine di non compromettere la funzionalità e la protezione dei sistemi informatici

§ Astenersi dall’inviare messaggi di posta elettronica minatori o ingiuriosi o dal ricorrere ad un linguaggio di basso livello o dall’esprimere commenti inappropriati che possano recare offesa alle persone e/o danno all’immagine stessa dell’azienda

§ Astenersi dal navigare su siti internet con contenuti indecorosi ed offensivi e comunque non inerenti alle attività professionali.

31 Relazioni con i clienti

Assist Digital si impegna ad offrire i propri prodotti e servizi senza alcuna discriminazione tra i clientiprivati
I contratti e le comunicazioni ai clienti da parte dell’azienda devono essere sempre:

§ Chiari e semplici, formulati con il linguaggio il più possibile vicino a quello normalmente adoperato dagli interlocutori

§ Conformi alle normative vigenti e tali da non configurare pratiche elusive o comunque scorrette

§ Completi così da non trascurare alcun elemento rilevante, ai fini della decisione del cliente
Lo stile di comportamento delle persone dell’azienda nei confronti della clientela è improntato alladisponibilità, al rispetto ed alla cortesia, nell’ottica di un rapporto collaborativo e di elevata professionalità
Nel trattamento dei dati personali dei clienti, l’organizzazione si attiene alle disposizioni contenute nel D.Lgs. 196/03 e nel Regolamento europeo 679/2016

Viene conseguita un’informativa sulla privacy che individua

§ Finalità e modalità del trattamento

§ Eventuali soggetti ai quali i dati vengono comunicati

§ Informazioni necessarie all’esercizio del diritto di accesso di cui all’Art. 15 del GDPR

Nei casi in cui la normativa lo esiga, alle persone viene chiesto il consenso specifico al trattamento dei loro dati personali; è esclusa qualsiasi indagine sulle idee, le preferenze, i gusti personali ed in generale la vita privata dei clienti

È fatto obbligo al personale il trattamento dei dati con la massima discrezione e riservatezza; la stessaprocedura viene applicata anche per la gestione telematica delle informazioni e dei dati personali.

32 Rapporti con i fornitori

I processi di acquisto sono importanti:

§ Alla ricerca del massimo vantaggio competitivo per Assist Digital

§ Alla concessione delle pari opportunità ai fornitori

§ Alla lealtà

§ Alla imparzialità

La selezione dei fornitori e la determinazione delle condizioni di acquisto sono basate su una valutazione obiettiva della qualità, del prezzo del bene o servizio della sua effettiva disponibilità nonché delle garanzie di assistenza e di tempestività

Quale ulteriore criterio di selezione è l’esclusione di fornitori che hanno in corso procedimenti penaliper appalti o altro a carattere mafioso
Le relazioni con i fornitori, ivi incluse quelle che concernono i contratti finanziari e di consulenza, sono oggetto di un costante monitoraggio da parte dell’azienda

La stipula di un contratto con un fornitore deve sempre basarsi su rapporti di estrema chiarezza evitando, ove possibile, forme di dipendenza

I documenti scambiati con i fornitori devono essere opportunamente archiviati: in particolare, quelli di natura contabile devono essere conservati per i periodi stabiliti dalla normativa vigente.

33 Rapporti con le Pubbliche Amministrazioni

Assist Digital intende condurre rapporti con la Pubblica Amministrazione con la massima trasparenza ed eticità di comportamento. Tali rapporti, che devono avvenire nel rispetto della normativa vigente, sono informati ai principi generali di correttezza e lealtà in modo da non compromettere l’integrità di entrambe le parti
Nessuna persona dell’azienda può elargire denaro oppure offrire vantaggi economici o altre tipologie dibenefici a soggetti della Pubblica Amministrazione a scopo di ottenere incarichi o altri vantaggi personali o per l’azienda stessa

Non è ammessa alcuna forma di regalo che possa essere interpretata come eccedente le normali pratiche commerciali o di cortesia o comunque rivolta ad acquisire trattamenti di favore nella conduzione di qualsiasi attività collegabile all’azienda

In particolare è vietata qualsiasi forma di regalo a funzionari pubblici italiani ed esterni o a loro familiari che possa influenzarne l’indipendenza di giudizio allo scopo di ottenere trattamenti più favorevoli o prestazioni indebite o vantaggi di vario genere

Per regalo si intende qualsiasi tipo di beneficio: non solo beni materiali ma anche, ad esempio, partecipazione gratuita a convegni, corsi di formazione, promessa di un’offerta di lavoro etc.

Quanto sopra non può essere eluso ricorrendo a terzi: a tale riguardo si considerano infatti atti di corruzione non solo i pagamenti illeciti fatti direttamente agli enti o ai loro dipendenti ma anche i pagamenti illeciti fatti a persone che agiscono per conto di tali enti

In occasione di ricorrenze, anniversari e/o festività è consentita la donazione di beni purché di modesta entità e comunque nei limiti deliberati dal CdA

Qualora una persona di Assist Digital, invece, riceva da parte di un componente della Pubblica Amministrazione richieste esplicite o implicite di benefici ne informa immediatamente il CdA o il soggetto cui sia tenuto a riferire per l’adozione di opportune verifiche ed iniziative.

34 Relazioni ed efficacia esterna del Codice Etico

Chiunque agendo in nome e per conto di Assist Digital entri in contatto con soggetti terzi con cui l’organizzazione intenda intraprendere relazioni commerciali o sia con gli stessi tenuto ad avere rapporti di natura istituzionale, sociale, politica o di qualsivoglia natura, ha l’obbligo di:

§ Informare tali soggetti degli impegni e degli obblighi imposti dal Codice Etico

§ Esigere il rispetto degli obblighi del Codice Etico nello svolgimento delle loro attività

§ Adottare le iniziative necessarie in caso di rifiuto da parte dei soggetti terzi di adeguarsi al Codice Etico o in mancata o parziale esecuzione dell’impegno assunto di osservare le disposizioni contenute nel Codice Etico stesso, informando i delegati e l’OdV.

35 Conflitto di interessi

Tutti i destinatari devono assicurare che ogni decisione assunta nell’ambito delle proprie attività sia presa nell’interesse di Assist Digital

Tutti i destinatari sono tenuti ad evitare ogni attività o situazione di interesse personale che costituisca o possa costituire, anche solo potenzialmente, un conflitto tra gli interessi propri e quelli dell’organizzazione e, in ogni caso, dovranno conformarsi alle specifiche procedure adottate dall’azienda in materia

Tutti i destinatari del Codice Etico dovranno astenersi dal trarre vantaggio dalla propria relazione con l’azienda al fine di favorire sé stessi o terzi a danno o a svantaggio dell’organizzazione stessa

Ad ogni dipendente è fatto divieto di prendere parte, direttamente o indirettamente, a qualsivoglia titolo, ad iniziative commerciali che si pongano in situazione di diretta concorrenza con l’azienda a meno che tale partecipazione non sia stata preventivamente comunicata al CdA ed approvata dallo stesso

Nell’ipotesi in cui siano individuate situazioni di conflitto di interesse, anche potenziale, sia interne che esterne all’attività dell’azienda, ciascun soggetto coinvolto è tenuto ad astenersi dal porre in essere la condotta di conflitto dandone tempestiva comunicazione al CdA.

36 Pratiche concorrenziali
Per Assist Digital è di primaria importanza che il mercato sia basato su una concorrenza corretta e leale L’azienda è impegnata ad osservare scrupolosamente le leggi in materia ed a collaborare con le autorità regolatrici del mercato. In particolare:

§ Si impegna a realizzare le attività nel rispetto della ratio della legge per gli incarichi di fornitura di beni e servizi che vengono affidate tramite espresse convenzioni con gli enti pubblici, compresi quelli economici e le società di capitali a partecipazione pubblica

§ Compete lealmente sul mercato rispettando le regole della concorrenza

§ Si impegna a fornire informazioni corrette circa la propria attività sia all’interno che all’esterno o fronte di legittime richieste

§ Assicura la veridicità e correttezza dei dati sociali relativi ai bilanci, relazioni ed altri documentiufficiali.

37 Meccanismi applicativi e principi organizzativi del Codice Etico

Assist Digital assicura che il sistema organizzativo sia fondato sul criterio di separazione tra chi decide, chi esegue e chi controlla. In particolare, l’organizzazione rende tutte le operazioni verificabili perché registrate

L’azienda vincola coloro che svolgono la funzione di revisione alla veridicità e correttezza dei dati e delle informazioni

Ogni operazione e/o attività deve essere lecita, autorizzata, coerente, documentata, verificabile, in conformità al principio di tracciabilità ed alle procedure aziendali secondo i criteri di prudenza e a tutela degli interessi aziendali

Le procedure aziendali devono consentire l’effettuazione di controlli sulle operazioni, sui processi autorizzativi e sull’esecuzione delle operazioni medesime

Ogni collaboratore che effettua operazioni aventi come oggetto somme di denaro, beni o altre utilità economicamente valutabili come appartenenti all’azienda deve fornire ragionevolmente le opportune evidenze al fine di consentire la verifica delle suddette operazioni.

38 Trasparenza della contabilità

La contabilità di Assist Digital risponde ai principi generalmente accolti di verità, accuratezza, completezza e trasparenza del dato registrato

I destinatari del presente Codice Etico si impegnano ad astenersi da qualsiasi comportamento, attivo oomissivo, che violi direttamente o indirettamente i principi normativi e/o le procedure interne che attengono la formazione dei documenti contabili e la loro rappresentazione all’esterno

I destinatari del presente Codice Etico sono altresì tenuti a conservare e rendere disponibile, per ogni operazione o transazione effettuata, adeguata documentazione di supporto al fine di consentirne:

§ L’accurata registrazione contabile

§ L’immediata individuazione delle caratteristiche e delle motivazioni sottostanti

§ L’agevole ricostruzione formale e cronologica

§ La verifica del processo di decisione, autorizzazione e realizzazione, in termini di legittimità, coerenza e congruità nonché l’individuazione dei vari livelli di responsabilità

I destinatari del presente Codice Etico che vengano a conoscenza di casi di omissione, falsificazione o trascuratezza nelle registrazioni contabili o nelle documentazioni di supporto sono tenuti a riferirne tempestivamente al proprio superiore ovvero all’OdV e/o al CdA

L’azienda promuove la formazione e l’aggiornamento al fine di rendere edotti i destinatari del presente Codice Etico in ordine alle regole (norme di legge o di regolamento, prescrizioni interne, disposizione delle associazioni di categoria) che presiedono alla formazione ed alla gestione della documentazione contabile.

39 Controlli e verifiche

Assist Digital garantisce la disponibilità, attraverso le persone competenti, a fornire tutte le informazioni e la visione dei documenti, e richieste necessarie agli organi di revisione e di controllo

L’azienda garantisce l’accessibilità a tutte le informazioni ed ai documenti agli aventi diritto e fornisce, attraverso la disponibilità dei propri amministratori e dipendenti, responsabili per la loro funzione, tutte le informazioni che favoriscono l’esercizio delle funzioni di vigilanza

L’organizzazione vieta ai propri amministratori e dipendenti e/o collaboratori di rendere dichiarazioni false piuttosto che la presentazione di documenti falsi o attestanti situazioni non vere, anche attraverso sistemi informatici, con lo scopo di percepire indebitamente fondi pubblici e/o ottenere e mantenere eventuali agevolazioni.

40 Vigilanza in materia di attuazione del Codice Etico

Il compito di verificare l’attuazione e l’applicazione del Codice Etico ricade su:

§ Consiglio di Amministrazione

§ Responsabili dei Servizi/Processi aziendali

§ Organismo di Vigilanza: quest’organo, in particolare, oltre a monitorare il rispetto del Codice Etico, avendo a tale fine accesso a tutte le fonti di informazione dell’azienda, suggerisce gli opportuni aggiornamenti del Codice stesso, anche sulla base di segnalazioni ricevute dal personale

Competono all’OdV i seguenti compiti:

§ Comunicare al CdA, per l’assunzione dei provvedimenti opportuni, le segnalazioni ricevute inmateria di violazioni del Codice Etico

§ Esprimere pareri vincolanti in merito alla revisione delle più rilevanti politiche e procedure allo scopo di garantire la coerenza con il Codice Etico

§ Contribuire alla revisione periodica del Codice Etico: a tal fine l’OdV formula le opportuneproposte al CdA che provvede a valutarle e, eventualmente, ad approvarle e formalizzarle

L’OdV mantiene i requisiti di autonomia ed indipendenza, assume poteri di indagine e controllo nonchépoteri di iniziativa per l’espletamento delle funzioni assegnate
Le violazioni al Codice Etico, eventualmente poste in essere dai destinatari, sono soggette al sistemadisciplinare previsto dal Modello 231 aziendale

Si precisa, infatti, che in caso di violazioni al Codice Etico, l’azienda adotta nei confronti dei responsabili delle violazioni stesse, laddove ritenuto necessario per la tutela degli interessi dell’organizzazione, provvedimenti disciplinari che possono giungere fino all’allontanamento dall’azienda dei responsabili medesimi oltre al risarcimento dei danni eventualmente derivati dalle violazioni

Le violazioni delle norme del Codice Etico da parte del personale dipendente costituiscono un inadempimento delle obbligazioni derivanti dal rapporto di lavoro, con ogni conseguenza contrattuale e di legge, anche con riferimento alla rilevanza delle stesse quale illecito disciplinare

Le violazioni commesse dai fornitori e collaboratori esterni saranno sanzionabili in conformità a quanto previsto nei relativi incarichi contrattuali, salvo più rilevanti violazioni di legge

Particolare attenzione viene data al trattamento dei dati informatici attraverso i sistemi interni: qualsiasi problema e sospetta violazione deve essere subito comunicata al responsabile dei servizi informatici e/o al CdA per le azioni del caso.

41 Provvedimenti disciplinari conseguenti alle violazioni

Le disposizioni del presente Codice Etico sono parte integrante delle obbligazioni contrattuali assunte dal personale nonché dai soggetti aventi relazioni d’affari con Assist Digital

La violazione dei principi e dei comportamenti indicati nel Codice Etico compromette il rapporto di fiducia tra l’azienda e gli autori della violazione, siano essi amministratori, dipendenti, consulenti, collaboratori, clienti o fornitori

Per i dettagli del sistema disciplinare e dei meccanismi sanzionatori, si faccia riferimento al Modello 231 adottato da Assist Digital.

In generale, le violazioni saranno perseguite nei seguenti termini:

§ Per quanto concerne i dipendenti (ivi compresi membri degli organi sociali e dell’OdV stesso) attraverso provvedimenti disciplinari adeguati, indipendentemente dall’eventuale rilevanza penale dei comportamenti e dall’instaurazione di un procedimento penale nei casi in cui le condotte costituiscano reato. In particolare, le sanzioni saranno conformi alle regole ed alle logiche del contratto di lavoro applicato. I provvedimenti disciplinari vanno dal richiamo o ammonizione, alla sospensione senza retribuzione, alla retrocessione e, nei casi più gravi, al licenziamento. Prima dell’assunzione di un provvedimento disciplinare, all’interessato vienedata la possibilità di giustificare il suo comportamento ai sensi della normativa vigente

§ Per quanto riguarda consulenti, collaboratori, clienti, fornitori ed altri soggetti aventi rapporticontrattuali con l’azienda, verranno attivate modalità specifiche di risoluzione del rapporto contrattuale

È fatto salvo, inoltre, l’eventuale risarcimento dei danni di cui Assist Digital dovesse soffrire pereffetto della violazione da parte dei soggetti di cui sopra, delle prescrizioni contenute nel Codice Etico.

42 Incarico da pubblico servizio

Assist Digital, nel caso di svolgimento di attività di pubblico servizio, applica i seguenti comportamenti:

§ Rispetto dei principi di imparzialità, tipico della Pubblica Amministrazione

§ Non accettazione di benefici, denaro ed utilità

§ Non accettazione di influenze illegittime da parte di terzi

§ Evitare conflitti di interesse dei propri incaricati.

43 Riservatezza

I destinatari sono tenuti ad osservare la massima riservatezza su informazioni, documenti, studi,iniziative, progetti, contratti, conosciuti per le prestazioni svolte

Assist Digital pone in atto le misure per tutelare le informazioni gestite ed evitare che esse sianoaccessibili a personale non autorizzato.

44 Diffusione, comunicazione e formazione

Il presente Codice Etico forma parte integrante e costituisce attuazione del Modello 231 adottato da Assist Digital al fine della prevenzione dei reati commessi nell’interesse o a vantaggio dell’organizzazione stessa da parte dei soggetti indicati dal D.Lgs.n.231/01

Allo scopo di prevenire violazioni delle normative vigenti, nonché del Codice Etico stesso, l’azienda prevede l’adozione di procedure specifiche da parte di tutti coloro che intervengono nel processo operativo, finalizzate all’identificazione dei soggetti responsabili dei processi di decisione, autorizzazione e svolgimenti delle operazioni stesse

Il presente Codice Etico è portato a conoscenza di tutti i soggetti interni ed esterni interessati ocomunque coinvolti dalla missione dell’azienda mediante apposite attività di comunicazione e formazione.

45 Sistema delle deleghe

Assist Digital si avvale di un sistema di deleghe sulla base del quale determinate attività possonoessere poste in essere soltanto da soggetti a ciò espressamente autorizzati perché muniti di potere attribuito mediante apposita delega ufficiale e/o procura notarile

È infatti necessario che le singole operazioni siano svolte nelle varie fasi da soggetti diversi, le cui competenze siano chiaramente definite e conosciute nell’ambito dell’organizzazione in modo da evitare che siano attribuiti poteri illimitati o eccessivi a singoli soggetti